MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

>

BAB I

PENGERTIAN MANAGEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Managemen banyak pengertian yang luas tetapi devinisi yang kami buat memberikan kenyataan bahwa kita terutama mengelola sumber daya manuasi bukan material atau financial. Dilain fihak, managemen mencakup fungsi-fungsi perencanaan, ( penetapan apa yang akan dilakukan),pengorganisasian ( perencanaan dan penugasan kelompok kerja ), penyusunan personalia ( penarikan,seleksi,pengembangan,pemberian kompensasi dan penilaian prestasi kerja ), pengarahan ( motivasi, kepemimpinan,integrasi , dan pengelolaan konflik) dan pengawasan.

Ada bebrapa pendapat tentang managemen sumberdaya manusia :

1. MARY PARKER FOLLETT, ( seorang personel managemen,McGraw-Hill, Inc., Singapore Mengemukakan :

( Para manager mencapai tujuan organisasi melalui pengaturan orang-orang lain untuk melaksanakan bergai pekerjaan yang diperlukan, atau dengan kata lain dengan tidak melakukan pekerjaan-pekerjaan itu sendiri )

2. MENURUT EDWIN B. FLIPPO Berpendapat :

( Managemen personalia adalah perencanaan, pengorganisasian, pengarahan, dan pengawasan kegiatan-kegiatan pengadaan, pengembangan, pemberian kompensasi, pengintegrasian, pmeliharaan, dan pelepasan sumberdaya manuasia agar trcapai berbagai tujuan individu, organisasi dan masyarakat)

Devinisi ini menggabungkan fungsi-fungsi managemen dan funsi-fungsi operatif dibidang personalia.

3. Sedang WENDELL FRENCH Berpendapat :

( Managemen personalia sebagai penarikan, seleksi, pengembangan, penggnaan dan pemeliharaan, sumberdaya manusia oleh organisasi.

Dari berbagai devinisi tersebut diatas dapat diambil kesimpulan :

Managemen sumberdaya manusia adalah penarikan, seleksi, pengembangan, pemeliharaan, dan pengguanaan sumberdaya manusia untuk mencapai baik tujuan-tujuan individu maupun organisasi.

Bidang personalia ini mempunyai dua fungsi pokok yaitu :

1. Untuk menjalin kerjasama dalam pengembangan dan administrasi berbagai kebijaksanaan yang mempengarui orang-orang yang mmbentuk organisasi.

2. Untuk membantu para manager mengelola sumberdaya manusia.

Pandangan-pandangan tentang pendekatan dalm managemen personalia yaitu :

1. Pendekatan sumberdaya manusia.Managemen personalia adalah pengelolaan dan pendayagunaan sumberdaya manusia.
2. Pendekatan managerial. Managemen personalia adalah tanggung jawab setiap menejer.
3. Pendekatan system. Managemen personalia adalah suatu subsistem dari sitem yang lebih besar, yaitu organisasi.
4. Pendekatan proktif. Managemen personalia dapat meningkatkan kontribusi nya terhadap masalah-masalah yang akan timbul.

Conto bagan depertemen personalia dalam suatu organisasi केसिल

BAB II

PENTINGNYA MANAGEMEN SUMBERDAYA MANUSIA

Sumber Daya Manusia (SDM) adalah faktor sentral dalam suatu organisasi. Apapun bentuk serta tujuannya, organisasi dibuat berdasarkan berbagai visi untuk kepentingan manusia dan dalam pelaksanaan misinya dikelola dan diurus oleh manusia. Jadi, manusia merupakan faktor strategis dalam semua kegiatan institusi/organisasi. Selanjutnya, MSDM berarti mengatur, mengurus SDM berdasarkan visi perusahaan agar tujuan organisasi dapat dicapai secara optimum. Karenanya, MSDM juga menjadi bagian dari Ilmu Manajemen (Management Science) yang mengacu kepada fungsi manajemen dalam pelaksanaan proses-proses perencanaan, pengorganisasian, staffing, memimpin dan mengendalikan.

Tidak heran jika sekarang untuk SDM yang handal digunakan terminologi human capital yang semakin santer kita dengar. sesuai dengan fungsi MSDM yaitu hal ihwal staffing dan personalia dalam organisasi, yang mencakup analisis tugas/jabatan, rekrutmen dan seleksi calon tenaga kerja, orientasi, pelatihan, pemberian imbalan, penilaian dan pengembangan SDM. Karena sebagian atau seluruh tugas tentang penempatan personalia yang tepat untuk tugas yang tepat, orientasi, pelatihan, pemberian imbalan, promosi, pendisiplinan serta penilaian kerja untuk perbaikan kinerja merupakan tugas setiap manajer maka scope MSDM mencakup seluruh tugas tentang SDM yang diemban oleh setiap manajer. Dan aspek manajemen serta SDM demikian strategis dan demikian luasnya, maka MSDM melibatkan banyak aspek, terutama dengan faktor-faktor lingkungan internal organisasi (kekuatan dan kelemahan) serta lingkungan eksternal (peluang dan ancaman). Tantangan manajer masa kini adalah merespons perubahan-perubahan eksternal agar faktor-faktor lingkungan internal perusahaan menjadi kuat dan kompetitif.

Jelaslah bahwa para manajer harus mengaitkan pelaksanaan MSDM dengan strategi organisasi untuk meningkatkan kinerja, mengembangkan budaya korporasi yang mendukung penerapan inovasi dan fleksibilitas.

Peran strategis SDM dalam organisasi bisnis dapat dielaborasi dari segi teori sumber daya, di mana fungsi perusahaan adalah mengerahkan seluruh sumber daya atau kemampuan internal untuk menghadapi kepentingan pasar sebagai faktor eksternal utama. Sumber daya sebagaimana disebutkan di atas, adalah SDM strategis yang memberikan nilai tambah (added value) sebagai tolok ukur keberhasilan bisnis. Kemampuan SDM ini merupakan competitive advantage dari perusahaan. Dengan demikian, dari segi sumber daya, strategi bisnis adalah mendapatkan added value yang maksimum yang dapat mengoptimumkan competitive advantage. Adanya SDM ekspertis: manajer strategis (strategic managers) dan SDM yang handal yang menyumbang dalam menghasilkan added value tersebut merupakan value added perusahaan.

Value added adalah SDM strategis yang menjadi bagian dari human capital perusahaan.

Manajer masa kini dituntut untuk cepat menyesuaikan diri terhadap perubahan-perubahan lingkungan yang berlangsung cepat. Tingginya dinamika atau cepatnya perubahan dapat tergambar dari total perdagangan (impor dan ekspor) Amerika Serikat pada tahun 1991.

Pergeseran-pergeseran yang telah disebutkan di atas berdampak kepada semakin banyaknya pilihan bagi konsumen; terjadinya mergers, joint-venture dan bahkan divestasi dan menutup usaha; siklus hidup produk menjadi lebih pendek dan terjadi fragmentasi pasar. Fenomena-fenomena tersebut menimbulkan ketidak pastian sebagai tantangan terhadap tugas manajer. Menjawab tantangan ini, agar dapat bersaing dan sustainable sesuai tuntutan perubahan, organisasi bisnis harus responsif, cepat bereaksi dan cost-effective.

Organisasi yang lebih datar (flat organization) kini menjadi norma baru. Organisasi piramidal dengan 7 – 10 lapis kini mulai di”datar”kan menjadi hanya 3 – 4. Bentuk piramidal kini bahkan dianggap kuno, tradisional, out of style, “rantai komando” semakin tidak diikuti, tetapi tentunya dengan operating procedures yang jelas. Ini juga menjadi pertimbangan bagi organisasi. Jika kita benar mengacu kepada cost effectiveness dan fungsi-fungsi line and staff management yang efisien, apakah memang diperlukan adanya para pembantu jika sudah ada pembantu yang lain, atau sebaliknya? Bukankah staff dan line functions kedua management lines tersebut sama? Apakah tidak terdapat redundancy yang berakibat pemborosan? Yang jelas kita mengikuti pola ini karena kepatuhan kepada peraturan pemerintah yang memang memerlukan debirokrasi. Kita tidak akan membahas masalah-masalah perlunya debirokrasi dan pemborosan yang berlebihan di negara kita sekarang ini karena untuk melakukannya mungkin diperlukan waktu bertahun-tahun, yang tentunya juga kurang manfaatnya jika para penentu policy enggan mendengarkan apalagi mau mengubahnya.

Perampingan personalia (downsizing),), dan kecenderungan bekerja dalam team yang lebih mendasarkan kerjanya kepada process, bukan fungsi spesialisasi, semakin menonjol. Istilah pemberdayaan yang kini digunakan dalam banyak aspek, juga merambah ke manajemen MSDM. Pemberdayaan tenaga kerja (employee empowerment) dilaksanakan terutama bagi front line employees (seperti front desk clerks) untuk memberikan kepuasan maksimum kepada pelanggan.

Manajemen sekarang telah banyak berubah dari keadaan 20-30 tahun lampau, di mana human capital menggantikan mesin-mesin sebagai basis keberhasilan kebanyakan perusahaan. Drucker (1998), pakar manajemen terkenal bahkan mengemukakan bahwa tantangan bagi para manajer sekarang adalah tenaga kerja kini cenderung tak dapat diatur seperti tenaga kerja generasi yang lalu. Titik berat pekerjaan kini bergerak sangat cepat dari tenaga manual Kecenderungan yang kini berlangsung adalah, angkatan kerja dituntut memiliki pengetahuan baru (knowledge-intensive, high tech.- knowledgeable) , high tech.- knowledgeable) yang sesuai dinamika perubahan yang tengah berlangsung. Tenaga kerja di sektor jasa di negara maju (kini sekitar 70 persen) dari tahun ke tahun semakin meningkat, dan tenaga paruh waktu (part-timer) juga semakin meningkat. Pola yang berubah ini menuntut “pengetahuan” baru dan “cara penanganan” (manajemen) yang baru. Human capital yang mengacu kepada pengetahuan, pendidikan, latihan, keahlian, ekspertis tenaga kerja perusahaan kini menjadi sangat penting, dibandingkan dengan waktu-waktu lampau, Dalam ketegori workforce diversity, sedang berlangsung peningkatan umur manusia yang berdampak kepada meningkatnya umur lanjut memasuki angkatan kerja. Di AS dalam 20 tahun terakhir (sejak 1979) terjadi peningkatan umur median dari 34.7 tahun ke 37.8 (1995) dan diproyeksikan menjadi 40.5 pada tahun 2005, sedang berlangsung peningkatan umur manusia yang berdampak kepada meningkatnya umur lanjut memasuki angkatan kerja. Di AS dalam 20 tahun terakhir (sejak 1979) terjadi peningkatan umur median dari 34.7 tahun ke 37.8 (1995) dan diproyeksikan menjadi 40.5 pada tahun 2005[1][7]. Demikian pula tenaga kerja wanita termasuk wanita berkeluarga dan dual career secara global cenderung meningkat.

Bank teller, operator telepon, juru tik, semua kini menggunakan komputer sehingga penguasaan atas komputer bukan lagi fakultatif atau alternatif tetapi mutlak bagi angkatan kerja white collar sekarang ini. Berlangsungnya progress globalisasi dan teknologi di Indonesia juga tidak ketinggalan. Perhatikan iklan Arthur Anderson/Prasetyo Strategic Consulting, operator telepon, juru tik, semua kini menggunakan komputer sehingga penguasaan atas komputer bukan lagi fakultatif atau alternatif tetapi mutlak bagi angkatan kerja white collar sekarang ini. Berlangsungnya progress globalisasi dan teknologi di Indonesia juga tidak ketinggalan. Perhatikan iklan Arthur Anderson/Prasetyo Strategic Consulting, yang membuka pelamar kerja untuk Information Technology Systems and Network Security Consultants Systems and Network Security Consultants (yang menguasai IT security products seperti Firewall etc.); Enterprise Solutions Risk Management Consultants (pengalaman dalam implementasi SAP review/audit,.

( mengambil dari Rudy C Tarumengkeng, Mata kuliah managemen sumberdaya manusia di UKRIDA )

BAB III

KERANGKA MANAJEMEN SUMBER DAYA MANUSIA

Sebelum perusahaan mengadakan penarikan (recruiting ) perlu adanya analisis pengumpulan informasi tentang berbagai karakteristik dan pemegang jabatan. Berikut akan diuraikan secara ringkas tahap-tahap analisis pekerjaan.

1. Persiapan analisis pekerjaan

Ada dua pokok kegiata tahap ini : identifikasi pekerjaan dan penyusunan daftar pertanyaan. Untk mencapai maksud tersebut analisis mengembangkan dan menyusun daftar pertanyaan atau cehklists yang disebut skedul analisis pekerjaan.

2. Pengumpulan data

ada lima tehnik dasar yang bisa digunakan untuk mengumpulkan data : 1. observasi, 2. wawancara (interview), 3. daftar pertanyaan ( kuesioner ), 4. logs, 5. Kombinasi teknik tersebut.

3. Penyempurnaan Data

Data yang telah disempurnakan ini menjadi informasi yang siap digunakan dalam berbagai bentuk.

Informasi tersebut diatas diambil kesimpulan dan dikomplimasikan menjadi berbagai bentuk yang berguna seperti Deskripsi pekerjaan, Spesifikasi pekerjaan, dan standar pekerjaan.

DESCRIPSI PEKERJAAN adalah pernyataan tertulis yang menguraikan fungsi,tugas-tugas, tanggung jawab, wewenang, kondisi kerja dan aspek-aspek pekerjaan tertentu. Deskripsi menguraikan apa yang dilakukan pekerjaan atau profil suatau pekerjaan

SPESIFIKASI PEKERJAAN adalah menunjukan siapa yang melakukan pekerjaan itu dan factor-faktor manusia yang disyaratkan.

1. PROGRAM PENARIKAN (RECRUITMENT)

Proses pencarian dan dan pemikatan para calon karyawan ( pelamar ) yang mampu untuk melamar sebagai karyawan. Proses ini dimulai ketika para pelamar dicari dan brakhir bila lamaran-lamaran (aplikasi)mereka diserahkan. Pelaksanaan penarikan biasanya dilakukan depertemen personalia. Cara memperoleh tenaga kerja dengan cara :

1. melalui iklan
2. Kantor penempatan kerja ( Depnaker )
3. Rekomendasi dari karyawan
4. Lembaga pendidikan
5. Lamaran
6. Nepotisme
7. Tenaga honorer ( out scursing )
8. Serikat buruh

2. EVALUASI PENARIKAN

a. Jumlah pelamar

b. Jumlah usul tentang pelamar yang diajukan untuk diterima

c. Jumlah penerimaan atau pelamar yang diterima

d. Jumlah penempatan karyawan yang berhasil

3. BLANKO LAMARAN PEKERJAAN

Blanko lamaran pekerjaan (job application blank) mengumpulkan informasi tentang para pelamar dalam bentuk yang seragam. Informasi yang dikumpulkan dari setiap pelamar hendaknya dapat diperbandingkan.

4. DATA PRIBADI

Hampir semua blanko lamaran dimulai dengan permintaan akan data pribadi,alamat,nomor telp, dan status perkawinan dan lain-lain.

5. PENDIDIKAN DAN KETERAMPILAN

Bagian penidikan dan keterampilan pada blanko lamaran dirancang untuk mengungkap kemampuan-kemampuan dan kepribadian pelamar.

6. KEANGGOTAAN ORGANISASI, PENGHARGAAN DAN HOBI

Pelamar adalah lebih dari sekedar calon karyawan, mereka juga wakil perusahaan dalam masyarakat, untuk jabatan-jabatan manajerial dan professional, kegiatan-kegiatan " OFF THE JOB " bisa membuat seorang pelamar disukai disbanding calon-calon lain.

7. REFRENSI

Pertanyaan yang mencakup catatan criminal dan latar belakang pelamar, dan pencari tahu tentang keluarga atau teman-teman pelamar yang bekerja atau pernah kerja diperusahaan.

8. TANDA TANGAN

Pelamar pada umumnya diminta untuk menanda tangani dan mencantumkan tanggal lamaran mereka. Jika blanko lamaran telah diisi dan ditanda tangani proses penarikan selesai.

Contoh Descripsi Pekerjaan ( Job Description )

1. Nama Jabatan : KEPALA SEKSI KEUANGAN

2. Spesifikasi Jabatan :

a. Tugas pokok dan tanggung jawab :

Membantu kepala biro keuangan dalam hal merencanakan,mengatur, dan melaksakan serta mengawasi dalam mencari,mengelola keuangan.

b. Tugas rutin :

1. Menyiapkan data keuangan untuk pengusaha dana.

2. Melaksanakan pengumpulan dana perusahaan yang dapat dipertanggung jawabkan secara finansiil,ekonomis,dan mengatur penggunaan dan pengendaliannya.

3. Mengatur penyimpanan uang dengan sebaik-baiknya.

4. Mengatur likuiditas dan solvabilitas keuangan.

5. Menyusun cashflow bulanan,triwulan,tahunan dan forecast beberapa tahun dengan asumsi-asumsi yang ditentukan.

6. Melaksanakan verivikasi tingkat kedua terhadap bukti penerimaan dan pengeluaran dan dengan syarat-syarat yangtelah ditetapkan sesuai prosedur.

7. Menyiapkan data penagihan dan mengatur pelaksanaanya.

8. Mengatur dan melaksanakan pembayaran pajak-pajak yang menjadi beban perusahaan.

9. Mengurus verivikasi dan ketetapan rampung terhadap pajak perusahaan.

10.Menyusun laporan periodic seksinya.

11.Bertanggung jawab atas keberhasilan tugasnya.

c. Tugas kadangkala :

1. Menyusun RABP perusahaan.

2. Mengawasi pemakaian barang,perabot seksinya.

d. Wewenang :

1. Berwenang memberikan tugas kepada bawahan.

2. Berwenang memberi peringatan/teguran kepada bawahan.

3. Menilai bawahannya.

e. Hubungan kerja :

Bertanggung jawab kepada kepala biro keuangan.

3. Persyaratan Jabatan :

a. Pendidikan :

Sarjana Ekonomi perusahaan

b. Pengalaman :

1. Sekurang-kurangnya 3 tahun bagi sarjana/staf direksi.

2. Seorang supervisor bidang administrasi keuangan dapat dipromosikan sebagai kepala seksi keuangan setelah melalui ujian dinas.

c. Kemampuan :

1. Menguasai selukbeluk bidang keuanagan.

2. Menguasai system dan prosedur keuangan,pembelian dan lain-lain dengan baik.

3. Mampu menuyusun cash flow

4. Menguasai tentang undang-undang perpajakan.

5. Memahami pelaksanaan dengan RABP

6. Menguasai dan menganalisa cash flow cabang-cabang/Unit.

d. Keterampilan :

1. Memilih keterampilan :

- mengelola cash management.

- Disiplin terhadap system dan prosedur perusahaan.

2. Penyusun laporan.

3. Penyusunan RABP seksinya.

BAB IV

LATIHAN DAN PENGEMBANGAN

Para karyawan baru biasanya telah mempunyai kecakapan dan keterampilan dasar yang dibutuhkan. Bahkan karyawan yang sudah berpengalaman pun perlu belajar dan menyesuaikan dengan organisasi orang-orangnya.

Ada dua tujuan utama program latihan dan pengembangan karyawan yaitu :

1. Latihan dan pengembanagn dilakukan untuk menutup 'gap' anatara kecakapan atau kemampuan karyawan dengan permintaan jabatan.
2. Program-program tersebut diharapkan dapat meningkatkan efisiensi dan efektivitas kerja karyawan dalam mencapai sasaran-sasaran kerja yang telah ditetapkan.

Pengertian latihan dan pengembangan juga bermacam-macam. Latihan atau trening dimaksudkan untuk memperbaiki penguasaan berbagai keterampilan dan teknik pelaksanaan kerja tertentu, terinci dan rutin. Latihan menyiapkan para karyawan untuk melakukan pekerjaan-pekerjaan sekarang.Pengembangan (development) mempunyai ruang lingkup lebih kuas dalam upaya untuk memperbaiki dan meningkatkan pengetahuan, kemampuan, siakp dan sifat-sifat kepribadian.

LANGKAH-LANGKAH PENDAHULUAN DALAM PERSIAPAN PROGRAM LATIHAN DAN PENGEMBANAGN

							Prinsip-prinsip belajar

TEKNIK-TEKNIK LATIHAN DAN PENGEMBANGAN

1. Metode praktis ( on the job treining )
2. Teknik-teknik presentasi informasi dan methode-methode simulasi ( off the job training )

Berbagai macam teknik ini yang biasa digunakan dala praktik parktis ( on the job treining ) adalah :

1. Rotasi jabatan : memberikan kepada karyawan pengetahuan tentang bagian-bagian organisasi yang berbeda dan praktek berbagai macam ketrampilan manjerial.

2. Latihan intruksi pekerjaan : petunjuk pengerjaan diberikan langsung pada pekerjaan dan digunakan terutama untuk melatih para karyawan tentang cara pelaksanaan pekerjaan mereka sekarang.

3. Magang : proses belajar dari seseorang atau beberapa yang lebih berpengalan.

4. Coaching : Atasan memberikan bimbingan dan pengarahan kepada karyawan dalam pelaksanaan kerja rutin mereka.

5. Penugasan sementara : penempatan karyawan pada posisi managerial atau sebagai anggota panitia tertentu untuk jangka waktu yang ditetapkan.

Berbagai macam teknik ini yang biasa digunakan dala praktik presentasi ( off the job treining ) adalah :

a. Metode-metode simulasi :

1. Methode studi kasus : karyawan yang terlibat dalam tipe latihan ini diminta untuk mengidentifikasikan masalah-masalah, menganalisa situasi dan merumuskan penyelesaian-penyelesaikan alternatif.

2. Rol plying : peserta ditugaskan untuk memerankan berbagai peran yang berbeda.

3. Business Games : situasi simulasi pengambilan keputusan skal kecil yang dibuat sesuai dengan situasi kehidupan bisnis nyata.

4. Vestibule training : bentuk lathihan ini bukan dilakukan oleh atasan, ttapi oleh pelatih-pelatih khusus.

5. Latihan laboratorium : suatu bentuk latihan kelompok yang terutama digunakan untuk mengembangkan keterampilan-keterampilan antar pribadi.

6. Progaram-program pengembangan eksekutif : program ini biasanya dilakukan oleh universitas atau lembaga pendidikan lainnya.

b. Teknik presentasi :

1. Kuliah

2. Presentasi Vidio

3. Metode Konprensi

4. Programed intruction

5. Studi sendiri

---