Cara Mengurutkan data pada Excel

Jika anda sering bekerja menggunakan Microsoft Excel, pada suatu saat anda mungkin ingin mengurutkan data secara alfabetis, dari yang terbesar, dari yang lebih lama, dan lain sebagainya. Proses pengurutan data seperti ini biasanya digunakan untuk membuat data yang kita buat menjadi tersusun seperti data diurutkan dari alfabetis A, kemudian B, sampai yang terakhir Z. Atau bila anda ingin mengurutkan nilai raport siswa dari yang jumlah raport  terbesar (ranking 1) sampai ranking terakhir, atau mungkin anda ingin mengurutkannya berdasarkan tanggal dan lain sebagainya.

Hal tersebut dapat anda lakukan dengan cara memilih fasilitas sorting pada Microsoft Excel, berikut langkah-langkahnya :

misal kita buat daftar negara dan ibu kotanya serta benua masing-masing negara, lalu kita ingin mengurutkan data negara tersebut secara alfabetis dari A ke Z maka caranya adalah sebagai berikut :

sebagai contoh kita buat daftar 10 negara.

dari data 10 negara tersebut kita ingin nama negara diurutkan dari alfabetis A sampai Z, maka caranya blok dari cell B2 sampai D12 (berdasarkan gambar di atas).

setelah itu tekan tab data kemudian tekan tombol sort, seperti gambar berikut ini :

setelah kita menekan tombol sort akan muncul jendela sort, untuk mengurutkan data berdasarkan kriteria yang kita inginkan, misal pada contoh di atas nama negara berada pada kolom B, maka untuk menampilkan kolom B pada daftar sort pertama-tama hilangkan dulu centang pada my data has headers, lalu pada bagian Column (sort by) pilih kolom yang akan kita urutkan (pada contoh ini kita memilih kolom B), lalu pada pada bagian Order kita dapat menentukan apakah urutan itu akan dari A ke Z atau sebaliknya dari Z ke A (tergantung keperluan anda), bila telah selesai melakukan pengaturan tekan tombol OK untuk mengurutkan data sesuai kriteria yang kita inginkan.

Setelah kita urutkan maka data akan terlihat seperti gambar di bawah ini, kita dapat melihat data sudah terurutkan sesuai dengan kriteria yang telah kita tentukan tadi :

Kita bisa juga mengurutkan data dengan metode pengurutan beruntun (bersarang atau nesting) misal kita ingin mengurutkan data benua yang alfabetis A ke Z lalu pada tiap benua tersebut data negaranya pun kita ingin alfabetis dari A ke Z, maka kita dapat melakukan/menambahkan kolom pada jendela sort tadi, misal sebagai berikut :

pertama-tama kita tambahkan dulu kolom yang akan kita jadikan kriteria kedua dengan menekan tombol Add Level, lalu pada kolom pertama (sort by) kita pilih kolom D, lalu pada kolom kedua (then by) kita pilih kolom B (maksudnya program mengurutkan dulu kolom D yakni Nama Benua, lalu setelah itu mengurutkan kolom B yakni kolom Nama Negara), bila anda ingin mengurutkan Nama Negara Negara dulu anda tinggal memasukkan kolom B pada kolom pertama lalu pada kolom kedua masukkan kolom D. maka hasilnya seperti gambar di bawah ini.

Jika kolom pertama kolom D dan kolom kedua kolom B :

pada gambar di atas kita dapat melihat nama benua telah terurut dari A ke Z, kemudian pada tiap benua negaranya pun telah terurut secara alfabetis pula dari A ke Z.

Jika kolom pertama kolom B dan kolom kedua kolom D :

pada gambar di atas data terurut mulai dari negara yang alfabetis A ke Z, hasilnya sama dengan sorting pertama tadi di atas, karena proses sorting biasanya dilakukan dari yang lebih besar dulu, yang lebih umum dulu, jadi jika anda bermaksud membuat pengurutan bertahap (bersarang) maka biasanya digunakan cara pertama (pada contoh di atas kolom C dulu baru kolom B)

Catatan :

• bila anda ingin mengurutkan data berupa angka maka pada bagian order terdapat pilihan Smallest to Largest (data dari yang terkecil ke data yang terbesar) dan Largest to Smallest (data dari yang terbesar ke data yang terkecil
• bila anda ingin mengurutkan data berdasarkan tanggal maka pada bagian order akan terdapat pilihan  Oldest to Newest (data diurutkan dari yang terlama ke yang terbaru) dan Newest to Oldest (data diurutkan dari yang terbaru ke yang terlama).

Demikian tutorial ini saya buat, mudah-mudahan membantu bagi anda semua. Anda dapat melihat tutorial lainnya tentang Microsoft Excel di sini.

Tutorial Microsoft Excel 2007-2010

Kali ini penulis di blog tercinta ini (http://kodecahaya.blogspot.com) memulai membuat tutorial tentang Microsoft Excel yang merupakan program pengolah lembar atau Spreadsheet, mudah-mudahan tutorial ini bermanfaat bagi para pembaca sekalian. Saya menulis tutorial ini bukan berarti saya telah mahir menggunakan Microsoft Excel, namun merupakan sarana untuk sharing ilmu yang telah dimiliki, yang sebenarnya ilmu yang saya miliki hasil sharing ilmu dari orang lain pula.

sebelum masuk kepada tutorial Excel secara mendalam, ada baiknya anda mengetahui antarmuka atau interface dari Microsoft Excel :

Interface Microsoft Office 2007

1. Tombol Microsoft Office (Microsoft Office button)

Tombol ini digunakan untuk mengakses dokumen Microsoft Excel anda, baik itu membuat membuka, menyimpan, mencetak dokumen anda.

 

Bila anda klik, maka tampilannya seperti berikut :

 

2. Ribbon

Ribbon adalah fasilitas baru pada Microsoft Office 2007 dan diteruskan pada versi selanjutnya Microsoft Office 2010. Ribbon ini hampir sama dengan toolbar pada Microsoft Office versi sebelumnya, namun perbedaannya adalah pengorganisasian toolbox lebih memudahkan dan mempercepat pengguna dalam proses pembuatan dan pengeditan dokumen.

Pada Ribbon biasanya terdapat beberapa tab yakni Home, Insert, Page Layout, Formulas, Data, Review, dan View. Pada setiap Tab Ribbon terdapat kumpulan group untuk memudahkan proses pembuatan dokumen excel.

sebagai contoh pada tab home terdapat group Clipboard, Font, Alignment, Number, Styles, Cells, dan Editing. begitu juga dengan tab-tab lainnya mempunyai grup tersendiri yang akan memudahkan pengguna Microsoft Excel.

Anda dapat masuk ke settingan yang lebih rinci dengan menekan tombol kecil di bagian kanan bawah tiap group ribbon.

3. Quick Access Toolbar

Anda dapat menambahkan beberapa toolbar yang paling sering anda gunakan pada Quick Access Toolbar sehingga memudahkan anda dalam menggunakan Microsoft Excel.

Secara default (standar) Quick Access Toolbar terdapt dibagian atas Ribbon di sebelah kanan tombol Microsoft Office, namun anda dapat memindahkannya kebagian bawah Ribbon, caranya anda klik kanan pada Quick Access Toolbar kemudian pilihlah pilihan Show Quick Access Toolbar Below the Ribbon.

4. Mini Toolbar

Mini toolbar adalah fitur baru pada Microsoft Office 2007 dan dilanjutkan pada Microsoft Office 2010, mini toolbar ini sangat membantu anda terutama bila anda yang sering menggunakan mouse karena dekat dengan posisi mouse, untuk menggunakannya anda tinggal mengklik tengah pada bagian sel Microsoft Excel, maka Mini toolbar tersebut akan muncul.

Untuk tutorial kali ini saya anggap selesai dulu sampai disini, tentunya saya akan meneruskan tutorial yang lainnya yang mudah-mudahan bermanfaat bagi anda semua.

Cara Mengubah Change Case pada Excel (97-2010)

Mungkin kita sering bekerja dengan Excel, apalagi bagi mereka yang kerjaannya hitung-menghitung, membuat tabel dan lain sebagainya. Lalu karena satu dan lain hal, data yang kita buat (misal: daftar siswa) harus dibuat oleh huruf cetak (huruf besar semua) atau sebaliknya data yang kita buat dibuat dengan huruf besar semua, dan kita ingin data tersebut dibuat dengan hanya huruf awal saja yang capital (proper case). Muncul pertanyaan, bagaimana cara mengubah data tersebut ???
Mungkin salah satu cara untuk hal tersebut adalah dengan menggunakan formula Excel, tetapi hal ini sangat membosankan apabila data yang harus kita rubah itu berjumlah ribuan apalagi tidak merata pada sebuah sel (tersebar), belum lagi data tersebut terdapat pada beberapa sheet. Makin bingung deh.

Pertama-tama buat sebuah folder di mana saja dan dengan nama apa saja (tapi sebaiknya folder tersebut simpan pada folder master program anda, supaya kapan-kapan bila anda butuh tidak bingung mencarinya), lalu ekstrak file Extool tersebut ke folder yang telah kita buat tadi (untuk Excel 97-2003 file bernama Extools sedangkan untuk Excel 2007 dan Excel 2010 file bernama Extools_rx).
Hanya sebagai ilmu saja, formula tersebut adalah (tentu saja sebelumnya pakai sama dengan dulu) :
 
=uppercase(text)
=lowercase(text)
=propercace(text)
Text pada formula di atas adalah bisa berupa sel atau text langsung (dengan apit oleh tanda kutip), contoh :

=uppercase(B1)
=lowercace('LOWER CASE')

Ada satu cara yang dapat memudahkan pekerjaan kita (tidak menggunakan formula) yakni dengan menggunakan add-in MS Excel yang bernama Extool. Ada dua versi Extool yakni extool untuk Excel 97 s.d. 2003 dan Extool untuk Excel 2007 ke atas. Anda bisa mendownload secara gratis add-in tersebut, berikut link-link untuk mendownload add-in tersebut :

Extool for Excel 97-2003
Extool for Excel 2007 or higher
(update : link download add-in ini untuk saat ini tidak ada (broken link))

Setelah anda mendownload add-in tersebut yang sesuai dengan Program Excel versi yang anda gunakan mari kita lakukan installasi add-in tersebut.

CARA INSTALASI ADD-IN EXTOOL DI EXCEL 97-2010

1. Kemudian jalankan Excel, bila anda menggunakan Excel 97-2003 pilih menu tool lalu pilih add-in, setelah muncul kotak dialog add-in lalu pilih browse, setelah itu cari file bernama Extools (pada folder yang kita ekstrak tadi), sedangkan untuk Excel 2007 atau 2010 pilih tombol Microsoft Office (berada di kiri atas) lalu pilih option. Pada kotak dialog option pilih add-in, setelah itu pilih browse, lalu pilih file Extools_rx (pada folder extool yang tadi kita ekstrak).
   

* Catatan : untuk Excel 97-2003 add-in extools terdapat pada menu paling kanan, sedangkan untuk Excel 2007-2010 terdapat tambahan tab pada ribbon yang bernama Extools lalu pilih edittext